Download your free data-driven recruitment guide
Whether you’re new to data-driven recruitment or you’re a seasoned pro looking for new KPIs to track, this guide will help you take your recruiting to the next level.
Traditional in-house recruitment has been reliant on already established relationships, reputation, and location. However, the new age of recruitment is heavily driven by data, which can allow talent teams to devise intelligent ways to hire and enable them to save time, money and resources on future recruitment efforts.
We’re going to outline the importance of a data-driven recruitment strategy, as well as give you some tips on how to start using data in your recruitments even if you don’t have an applicant tracking system!
It increases productivity and time-management
Hiring and retaining talent is a challenging task, and often recruitment teams are managing more than one role simultaneously. When we spoke to the University of Cologne’s Personnel Manager, Dr. Maria Schmitz-Hüser, she highlighted that, “Data is especially important for positions that need to be filled within a short period of time or that are difficult to fill. It’s also important in the cases where we are pressured to find someone.” Having this knowledge can allow you to delegate and prioritise tasks based on their importance, as evidenced by the data you acquire.
It identifies weaknesses in your recruitment strategy
Each talent function will have weaknesses, and this shouldn’t be seen as negative. For example, your data may show you that a position that on average takes 4 weeks to fill is currently taking 9, in which case there is either a difficulty with candidate management or a training issue.
It helps with attraction and retention of candidates
Data can clearly pinpoint how many candidates you are attracting at the initial stage, as well as how many you’ve hired. Data can also show you how many candidates are still within your institution in 3, 6, and 12 months time. You can then use this data to assess and improve your retention strategy.
It allows you to forecast your recruitment drives
Having data on when you last hired and how many people you hired can be a great metric to track, especially if you know when you can expect to receive the funding you’ll need to hire again. You can also forecast your recruitment drives based on headcount estimates and upcoming retirements.
It helps with budget management and allocation
In 2020, the average agency cost can be between 10% to 30% of a candidate’s salary, which can be expensive depending on the seniority. The recruitment lifecycle is a costly one, and if measured incorrectly, it can eat into your budget quicker than you’d think. Having data can help you allocate enough budget at the right time for specific actions, rather than operating on guesswork.
Whether you’re new to data-driven recruitment or you’re a seasoned pro looking for new KPIs to track, this guide will help you take your recruiting to the next level.
An ATS, also known as an Applicant Tracking System, can be a time-saving and easy-to-use piece of technology that uses qualitative and quantitative data to improve your recruitment efforts.
However, for some, an ATS isn’t attainable, which leads many talent teams to believe that they can’t benefit from a data-driven recruitment strategy. They’re wrong! There are data points you can log and track yourself, without having to invest in an expensive ATS.
Here are 4 steps we’ve created to get you started.
Step 1: Start tracking your interview conversion rate
This will allow you to see the number of candidates you need to interview on average to make a hire, as well as segmenting how this differs based on role seniority. For example, PhD positions may have a higher interview to placement conversion rate than an associate professor.
Step 2: Collect feedback at the end of the interview process
Create a short form that has 5-7 questions about the interview process, with a 1-10 score rating, 1 being “poor” and 10 being “excellent”. This can assess multiple data points such as campus visit, interview questions, and overall candidate experience. This information will allow you to refine and improve your interview process based on facts from candidates who have been through the experience, rather than updating it based on a hunch.
Step 3: Make a note of where your hires are coming from
Understanding the source of your hires can be a great indicator of where you’re getting the most success, but also where you may be wasting money. If a specific supplier or partner hasn’t given you any hires in the last 6 months, you can reassess how you work with them, thus saving you time and money. It’s also useful to implement a routine of asking candidates where they found your job advert for the same reason.
Step 4: Create monthly reports of all the above
Organising your data is crucial, otherwise, it can be difficult to make any sense of it. Creating monthly reports analysing all the areas you’re measuring can give you clarity on what you want to achieve the following month, as well as indicate areas for improvement. You should also ask your recruitment partner to share their data with you as part of their service. The more data you have, the more streamlined and strategic your recruitment can be.
In conclusion, a data-driven recruitment strategy doesn’t have to be complicated or cost the earth. Instead, it can be a two or three-point analysis to ensure that you can operate in a sustainable and results-driven way.
Do you want the full guide on how to design a data-driven recruitment strategy? Click here to see our comprehensive guide.
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Queen’s University Belfast (Queen’s) is a member of the Russell Group of 24 leading UK research-intensive universities, providing world-class education underpinned by world-class research. We spoke to Victoria Campbell, campaigns marketing manager and part of the strategic marketing communications team to learn more about how the university promotes its research to increase its brand awareness. The interview has been edited for length and clarity.
Victoria Campbell of Queen’s University Belfast
What is Queen’s approach to marketing campaigns? What kinds of campaigns do you run?
It’s a real mix. We have some campaigns that are always on, particularly for postgrad recruitment and research communication. A lot of activity from a student recruitment point of view is focused on the student cycle that you go through every year. Though it does differ for domestic and international recruitment. The international student recruitment cycle tends to be much longer, often a couple of years.
One of our main campaigns, which we partially run with Academic Positions, is focused on promoting our research around the world. We obviously do this amazing research at Queen’s, but we don’t shout about it very much. This was something that I was tasked with when I started. We already had communications plans in place but we didn’t amplify it further internationally. I started focusing on trying to develop new channels that would promote our research areas and profile our researchers.
What channels do you focus on when you’re promoting your research?
For the paid campaigns, we tend to focus on social media channels. In the last year, I’ve been focused on trying to find other additional channels to help us communicate to an academic audience. We’re trying to put interesting research out there that sparks something in somebody so they click on an ad and read about the research. That’s the focus for us and we always come back to it. We want to put engaging content out to the right audience at the right time. That’s where Academic Positions came in to play for us. Academic Positions gives us an opportunity to profile some of our amazing academics and promote key pieces of research in a way that ties in with the recruitment strategy for the university.
When you talk about the right audience, do you find that there’s a distinction between activities that you do that would be aimed at student recruitment versus employee recruitment?
Definitely. At the brand level, there’s definitely a difference between student recruitment campaigns and brand awareness pieces for an academic audience, for example. Undergraduates and postgraduates are very different audiences with very different information needs and digital touch points throughout their recruitment and student cycle.
Academic audiences are always going to be trickier to reach because no one is just an academic. They do lots of other things. We need to consider what they’re doing and where they’re spending their time online so we can serve them with research that sparks a genuine interest.
When it comes to the academic audience, do you find that social media channels are a useful way to reach them?
At the end of the day, being an academic is a day job. They’re still spending time online on social media channels at some point. If you’re thinking of people as just an audience segment that you’re trying to reach (and not as actual people) then you’re never going to reach them. A lot of undergrad students, for example, spend a lot of time on TikTok or Instagram, but other audiences spend slightly more on Facebook or LinkedIn. Whether it’s an academic audience or a student recruitment focused audience, I think it’s really important to consider social media channels as part of your wider media mix.
Why do you think it’s important for a university to do marketing activities that focus on building a brand and generating awareness?
Awareness filters down. If you look at Queen’s, we have incredible brand awareness around the island of Ireland. But then even in the UK, the awareness is slightly less, and internationally it’s slightly less again. A real focus for Queen’s in the last four or five years has been international recruitment and to do that we need to obviously increase brand awareness. Potential students need to be aware of Queen’s so they consider applying. Brand awareness is a long-term strategy that will continue to impact recruitment and even research funding. It’s not something that can be done as a short term campaign.
How do you measure the ROI on brand awareness activities? Brand awareness is often hard to justify in a budget because the results are a bit intangible.
Brand awareness pieces are definitely difficult to get buy in for at the start. For me, the key is mapping out your KPIs before you start and including KPIs for different touch points as well. I would start with a KPI for the engagement rate or click through rate from the ads. Then the next KPI is on the website, usually the amount of traffic or the time spent on site. Then you always need to go one step further and have some type of measurable action on the page. For example, when we’re promoting research, we will have a research-focused landing page about that particular piece. The main actions that we really want someone to take from that page are either to click to email the academic directly, click through to their profile to look at more research, or click on a link to other pieces of related research. It’s about having some type of quantifiable data to look at at the end and analyse against what investment you’ve put into it.
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Zahlreiche Universitäten werfen aktuell einen kritischen Blick auf die geschlechtsspezifische Zusammensetzung ihrer Fakultäten und Mitarbeitenden. So werden Frauen tatsächlich seltener auf eine Professur berufen und sind auch in wissenschaftlichen Forschungsgruppen oft unterrepräsentiert. Aus diesem Grund hinterfragen Recruiter aktuell ihre Personal- und Einstellungsverfahren, in der Hoffnung, den Anteil von Frauen unter ihren Bewerbenden zu erhöhen.
Indem Sie mehr qualifizierte Frauen zur Bewerbung motivieren, werden Sie langfristig zweifellos auch mehr Professorinnen und Forscherinnen an Ihrer Universität beschäftigen können. In diesem Artikel geben wir Ihnen daher einige Tipps und Ratschläge an die Hand, um zukünftig mehr Bewerbungen von Akademikerinnen zu erhalten.
Beseitigen Sie geschlechtsspezifische Vorurteile aus Ihrer Stellenanzeige
Prinzipiell ist sicherlich nicht jede Universität für jeden Menschen gleich attraktiv. Ihre Universität hat einen individuellen Ruf und eine kulturelle Geschichte, die bestimmten BewerberInnen mehr zuspricht als anderen. Aber auch die Stellenanzeige selbst hat einen großen Einfluss auf die Art von AkademikerIn, die sich am Ende um Ihre Stelle bemüht. Wir empfehlen diese vier Maßnahmen, um bewusst Frauen und Menschen mit einer nicht binären Geschlechtsidentität anzusprechen:
1. Verwenden Sie geschlechtsneutrale Sprache
Verschiedene Studien der letzten zehn Jahre haben geschlechtsspezifische Adjektive und deren abschreckende Wirkung auf Frauen untersucht. Man fand heraus, dass Adjektive wie “entschlossen”, “energisch” und “durchsetzungsfähig” oft abschreckend auf Frauen und nicht binäre Personen wirken. Geben Sie Ihren Stellenausschreibungen einen geschlechtsneutralen Ton, indem Sie bestimmte Adjektive bewusst vermeiden. Beschreiben Sie Ihre Stelle und die erforderlichen Fähigkeiten stattdessen mit neutralen Ausdrücken. Verschiedene Webseiten und Apps können den Text Ihrer Anzeige nochmals überprüfen und problematische Sprache eliminieren. Lassen Sie sich von moderner Technologie unterstützen!
2. Limitieren Sie Ihre Anforderungen
In einem Artikel der Harvard Business Review ging Tara Sophia Mohr einer oft zitierten Statistik auf den Grund, laut der sich Frauen nur dann auf Stellen bewerben, wenn sie 100 % der Anforderungen erfüllen. Männer hingegen bewerben sich oftmals, sobald sie 60 % der Ansprüche erfüllen. Sie stellte fest: “Was [Frauen] davon abhält, sich zu bewerben, ist nicht eine falsche Vorstellung von sich selbst, sondern eine falsche Vorstellung vom Einstellungsverfahren.” Die meisten Frauen glauben, dass alle aufgeführten Anforderungen zwingend erforderlich sind.
Es empfiehlt sich daher, nicht alle grundsätzlich wünschenswerten Kenntnisse aufzulisten. Verlangen Sie besser nur jene Fähigkeiten und Qualifikationen, die wirklich unbedingt erforderlich sind. Wenn Sie trotzdem auch wünschenswerte Kenntnisse angeben wollen, sollte klar erkennbar sein, dass diese nicht zwingend erforderlich sind.
3. Erwähnen Sie familienfreundliche Sonderleistungen
Bietet Ihre Einrichtung flexible Arbeitszeiten, Elternurlaub oder Kinderbetreuung auf dem Campus? Vergessen Sie nicht, Sonderleistungen dieser Art in Ihrer Ausschreibung zu erwähnen! Frauen (und Menschen mit Familie) werden sich angesprochen und verstanden fühlen. Wie das Center for Women’s Education an der University of Michigan schreibt, legen Studien nahe, dass Einrichtungen ohne familienfreundliche Leistungen im akademischen Wettbewerb benachteiligt sind. Machen Sie Ihre Universität für Akademikerinnen attraktiver, indem Sie solche Maßnahmen ausdrücklich in der Stellenausschreibung erwähnen.
4. Machen Sie Ihr Engagement für Vielfalt deutlich
Doch nicht nur ein bewusster Fokus auf ein familienfreundliches Beschäftigungsverhältnis macht auf Frauen einen guten Eindruck. Auch Ihr aktiver Einsatz für Vielfalt ist eine wichtige Botschaft mit großer Wirkung. Dieser ausdrückliche Wunsch nach Diversität muss nicht langatmig sein, um potenzielle Bewerbende direkt anzusprechen und Frauen das Gefühl zu geben, gewünscht zu sein. Je konkreter Sie Ihre diesbezüglichen Pläne ausdrücken, desto besser. Wir empfehlen, explizit anzugeben, inwiefern Sie für mehr Vielfalt sorgen wollen, z. B. indem Sie an Ihrer Einrichtung einen gewissen Prozentsatz an Professorinnen anstreben. Dadurch bringen Sie nicht nur Ihre Werte zum Ausdruck, sondern zeigen auch, dass Sie konkrete und messbare Ziele haben.
Posten Sie Ihre offenen Stellen auch auf Social Media
Geschafft! Sie haben mit Hilfe dieser vier Schritte eine attraktive, geschlechtsneutrale Anzeige verfasst. Nun empfehlen wir, diese auch auf Ihren Social Media Kanälen zu veröffentlichen. Soziale Plattformen und Jobbörsen wie LinkedIn sind bei AkademikerInnen traditionell nicht so beliebt, aber eine starke und aktive Präsenz auf Facebook, Instagram und vor allem Twitter ist für das Recruitment von WissenschaftlerInnen unglaublich wichtig. Denn auf diesen Kanälen können Sie nicht nur aktive, sondern auch passive KandidatInnen erreichen.
Da letztere nicht aktiv nach neuen Stellen Ausschau halten, besuchen sie nämlich keine Stellenbörsen. Wenn Sie Ihr Stellenangebot nur dort ausschreiben, erreichen Sie diese wichtige KandidatInnengruppe nicht. Es mag Ihnen verständlicherweise erstmal sinnlos erscheinen, sich auf passive Arbeitssuchende zu konzentrieren. In einem Bericht von Talent Solutions hat LinkedIn jedoch herausgefunden, dass etwa 70 % der weltweiten Arbeitskräfte passive KandidatInnen sind. Und laut Betterteam sagen 80 % der Arbeitgeber, dass Social Recruiting ihnen hilft, eben diese anzusprechen. Social Media ist ein unglaublich wirkungsvolles Mittel, um potenzielle Arbeitssuchende zu erreichen: eben jene AkademikerInnen, die Ihnen entgehen, wenn Sie nur traditionelle Stellenbörsen nutzen.
Darüber hinaus ist eine aktive Präsenz in den sozialen Medien eine großartige Möglichkeit, Ihr Engagement für mehr Diversität in der akademischen Welt zu zeigen. Sie können Bilder von Forscherinnen in Laboren posten, Profile von Eltern, die erzählen, wie sie Beruf und Privatleben miteinander vereinbaren, und Einblicke in die Arbeit Ihrer Kolleginnen oder Studentinnen veröffentlichen. Auf diese Weise können Sie dazu beitragen, sich als attraktiver potenzieller Arbeitgeber für weibliche Arbeitssuchende zu positionieren.
Nutzen Sie bezahlte Kampagnen
Grundsätzlich gilt: wann immer Sie bewusst weibliche Kandidaten ansprechen wollen (oder eine andere spezifische Zielgruppe), sind bezahlte Kampagnen in den sozialen Medien von unschätzbarem Wert.
Der größte Vorteil von bezahlten Social-Media-Kampagnen besteht darin, dass Ihr Content direkt bei Ihrem bevorzugten Publikum landet. Für Universitäten, die mehr weibliches Personal in einem bestimmten Fachbereich rekrutieren möchten, ist dies von großer Bedeutung. Mit gesponserten Social-Media-Kampagnen können Sie bewusst auswählen, welches Publikum Sie mit Ihren Anzeigen erreichen. Fast alle Recruitment Experten wie Zippia sind sich einig: “Soziales Recruitment bietet die unglaubliche Möglichkeit, bestimmte Personengruppen gezielt auf die verfügbaren Stellen anzusprechen.”
Investieren Sie in Employer Branding und Content Marketing für langfristigen Erfolg
Geschlechtsneutrale Stellenanzeigen und deren Verbreitung in den sozialen Medien können kurzfristig Resultate erzielen. Aber um Ihre Einrichtung dauerhaft als attraktiven Arbeitgeber für Frauen zu positionieren, sollten Sie über die nächste freie Stelle hinaus denken. Der effektivste Weg, dauerhaft mehr weibliche Bewerber anzuziehen, ist die Entwicklung einer langfristigen Strategie, die Employer Branding und Content Marketing umfasst.
Während ein Teil Ihrer Arbeitgebermarke von anderen bestimmt wird (z. B. von Ihren Mitarbeitenden, Studierenden und deren geleisteten Arbeit), können Sie einen Teil durch Ihre Präsentation und Ihr Marketing selbst schaffen. Wenn Sie langfristig mehr Frauen anziehen möchten, sollten Sie darüber nachdenken, wie Sie Ihre Arbeitgebermarke besser auf dieses Ziel abstimmen können. Dr. Graham Little, Partner und Leiter des Bereichs Global Research Leadership beim Personalberatungsunternehmen Perrett Laver, sagt: “Denken Sie über Ihre Webseite, Ihre Werbematerialien und weiteres Begleitmaterial nach – präsentieren Sie sich als das Unternehmen, das Sie sein wollen?”
Content Marketing hilft Ihnen, Ihre Arbeitgebermarke effektiv zu kommunizieren. Durch gezieltes Content Marketing in Form von Blogs, Artikeln oder Beiträgen in sozialen Medien können Sie erklären, warum Vielfalt und Inklusion für Ihren Fachbereich und Ihre Hochschule wichtig sind. Sie können mit Hilfe dieser Inhalte zeigen, dass Geschlechtervielfalt und Inklusion an Ihrer Universität aktiv gefördert und gelebt werden.
Gleichzeitig steigert Content Marketing letztlich das Markenbewusstsein und den Wiedererkennungswert Ihrer Universität an sich, was wiederum dazu beiträgt, talentierte ForscherInnen und AkademikerInnen anzuziehen, einzubinden und langfristig zu halten. Mit regelmäßigen, relevanten Inhalten, die sich an Akademikerinnen richten, erreichen Sie sowohl aktive als auch passive weibliche Arbeitssuchende.
Auch wenn sich passive Stellensuchende vielleicht nicht sofort auf Ihre offene Stelle bewerben, werden sie Stück für Stück mit Ihrer Einrichtung und Ihrer Arbeit vertrauter. Indem Sie mehr Frauen in diese KandidatInnenpipeline aufnehmen, erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass sich in Zukunft mehr Frauen unter Ihren Bewerbenden befinden.
Recruitment Marketing ist für jede Universität von entscheidender Bedeutung: sie alle wollen die besten AkademikerInnen für sich gewinnen. Denn unter Recruitment Marketing versteht man jene Marketingstrategien, die das positive Image eines bestimmten Arbeitgebers fördern. Mit Hilfe dieses Marketings können einerseits Arbeitssuchende zur Bewerbung motiviert werden, andererseits aber auch Mitarbeitende langfristig gehalten werden.
Die wenigsten Universitäten schöpfen aktuell ihr volles Recruitment Marketing-Potential aus, um hochqualifiziertes Talent anzuziehen. Tatsächlich kann es schwierig sein, zu verstehen, wie mögliche erste Schritte aussehen könnten.
Um effektives Recruitment Marketing betreiben zu können, muss Ihre Einrichtung über bestimmte Fähigkeiten und Kompetenzen sowie eine langfristige Denkweise verfügen. In der Regel denken Hochschulen nur dann an die Gewinnung von Talenten, wenn sie eine Stelle zu besetzen haben. Recruitment Marketing ist jedoch ein fortlaufender Prozess, der nicht nur darauf abzielt, eine einzelne freie Stelle zu besetzen. Vielmehr ist hier das Ziel, eine Pipeline von KandidatInnen zu schaffen.
Recruitment Marketing erfordert mehr als nur das Verfassen einer Stellenanzeige und deren Veröffentlichung in ausgewählten Stellenbörsen. Man sollte sich unter dem Begriff stattdessen eine umfassende und wohl durchdachte Strategie vorstellen, die darauf abzielt, auf das gesamte Angebot Ihrer Hochschule aufmerksam zu machen, damit sich allgemein mehr Bewerbende um Ihre Stellen bemühen.
Aufgrund der zunehmenden Internationalisierung des Hochschulwesens haben AkademikerInnen auf Stellensuche eine sehr große Auswahl. Dank des Internets ist es zudem möglich, sich mit nur wenigen Klicks ein gutes Bild von potenziellen Arbeitgebern zu machen: Job-Wikis, die Social Media Kanäle der entsprechenden Einrichtungen und natürlich auch deren Webseiten bieten hierfür einen guten Startpunkt. Das Verhalten von Bewerbenden aus dem akademischen Bereich gleicht daher heutzutage eher dem von Konsumierenden auf der Suche nach dem perfekten Produkt.
Der Prozess des “Verkaufs” Ihres “Produkts” (in diesem Fall Ihres Stellenangebots) ähnelt inzwischen der Marketingstrategie eines Unternehmens. Arbeitssuchende geben sich nicht damit zufrieden, eine Stelle zu finden, die ihrem Fachgebiet entspricht. Sie schauen sich gründlich um und suchen nach dem besten Angebot. Recruitment Marketing hat sich als Reaktion auf diese neue Art der Stellensuche und -bewerbung entwickelt. Um Spitzentalent für Ihre offenen Stellen zu gewinnen, sollten Sie sich an Praktiken orientieren, die Unternehmen einsetzen, um Verbrauchende zum Kauf ihrer Produkte zu bewegen.
Denn egal, ob man neue Schuhe kaufen oder eine Postdoc-Position in Anthropologie finden möchte, beide Suchen beginnen am selben Ort: Google. Recruitment Marketing verlangt, dass sich Universitäten dessen bewusst sind und daher bewährte SEO-Verfahren auf allen ihren Kanälen anwenden. SEO (Search Engine Optimization) nennt man all jene Maßnahmen, die dazu dienen, die Sichtbarkeit einer Webseite in Suchmaschinen zu erhöhen. Webseiten mit besserer SEO erscheinen weiter oben in den Suchmaschinenergebnissen. Verschiedenste Variablen, wie beispielsweise Schlüsselwörter, Backlinks, Ladegeschwindigkeiten und Kompatibilität mit mobilen Geräten, beeinflussen die SEO einer Webseite.
Beim ersten Schritt im Recruitment Marketing geht es darum, den Bekanntheitsgrad Ihrer Einrichtung zu erhöhen. Hierbei ist es unerlässlich, dass Sie bei Suchanfragen gut abschneiden. Wichtig ist, dass Sie nicht nur Ihre Stellenausschreibungen für Suchmaschinen optimieren, sondern sämtliche Ihrer digitalen Inhalte. Dazu gehören unter anderem Landingpages, Blogbeiträge und Artikel.
Ihre Hochschule sollte aktiv so viele Gelegenheiten wie möglich schaffen, um potenzielle Bewerbende anzulocken. Eine Möglichkeit, aktiv auf sich aufmerksam zu machen, ist die Veröffentlichung häufiger und relevanter Inhalte. Artikel oder Mitarbeiter-Blogs ermöglichen es Ihnen, auf breiterer Basis über Ihre Einrichtung und für potenzielle BewerberInnen interessante Themen zu sprechen. Diese Inhalte sollten Sie auf allen Ihren Social-Media-Kanälen veröffentlichen, um so viele Berührungspunkte wie möglich zu schaffen.
Darüber hinaus empfiehlt es sich, Zeit in Ihre Webseite zu investieren. Wie präsentieren Sie sich dort als Arbeitgeber? Vermitteln Sie Interessierten eine gute Übersicht über die Vorteile einer Karriere an Ihrer Universität? Achten Sie darauf, dass die Inhalte auf Ihrer Webseite stets aktuell und zutreffend sind.
Natürlich kostet es Zeit, Inhalte für Recruitment Marketing zu schaffen. Aber diese Investition sollte sich langfristig auszahlen! Denn diese Inhalte werden Sie dabei unterstützen, sowohl aktive als auch passive Arbeitssuchende auf sich aufmerksam zu machen. Ein proaktives Content-Marketing hilft Ihnen nicht nur, mehr talentierte Forschende zu erreichen, sondern kann auch dazu beitragen, diese langfristig an Ihrer Universität zu halten.
Soziale Medien sind ein unschätzbares Instrument für den Aufbau eines Markenbewusstseins und die Gewinnung potenzieller Mitarbeitenden. In einer kürzlich durchgeführten Studie fanden Forschende heraus, dass “die Zahl der Social-Media-Nutzer in den letzten 12 Monaten durchschnittlich um mehr als 1,4 Millionen pro Tag gestiegen ist – das entspricht 16,5 neuen Nutzern jede einzelne Sekunde”.
Um Spitzentalent effektiv zu rekrutieren, müssen Universitäten diese aktiv in den sozialen Medien ansprechen. Obwohl diese Kanäle eine hervorragende Möglichkeit bieten, die Aufmerksamkeit von Arbeitssuchenden zu wecken, werden sie im akademischen Kontext oft noch nicht ausreichend genutzt. In der Regel konzentrieren sich Hochschulen bei ihren Social-Media-Strategien auf die Anwerbung von Studierenden und übersehen so einen leistungsstarken Marketingkanal für potenzielle Mitarbeitende. In den sozialen Medien können Sie mit informelleren Inhalten für Ihre Universität und Ihr Arbeitsumfeld werben, indem Sie potenziellen Bewerbenden einen Eindruck von Ihrer Arbeitsplatzkultur vermitteln. Sie können zum Beispiel interessante oder wenig bekannte Fakten über Ihren Standort posten, Profile von Lehrkräften erstellen oder allgemeine Werte und Ideale Ihrer Gemeinschaft diskutieren. Je mehr Kanäle Sie nutzen, desto sichtbarer und interessanter werden Sie für Bewerbende aus aller Welt.
Social media is an important tool for recruitment, but it’s often overlooked in the academic sector. There are a lot of benefits to sharing your PhD advert on social media, especially now that the oldest members of Generation Z are starting to apply to grad school.
Sharing your advert on social media increases your chances of reaching relevant candidates. Candidates don’t check your institution’s or lab’s careers page every day, but they do check social media every day. Candidates are more likely to see your PhD ad if you share it on channels that they actively check. Using social media also allows you to reach out to passive candidates who aren’t actively searching for a PhD position or checking job boards.
You’ll even reach future candidates by sharing your vacancy on social media. Future candidates are people who aren’t able to apply for a vacant position even if they’re interested in it. When it comes to PhD positions, bachelor’s and new master’s students are future candidates. They don’t yet have the necessary qualifications to apply for a PhD but still casually read PhD ads. Sharing your vacancy on social media can help keep you on their radar so they seek you out as a potential supervisor once they’re ready to apply for a PhD.
Here are some tips for getting the most out of your recruitment on the three biggest social media platforms:
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Twitter is widely viewed as the most popular platform for academics to share and connect with each other. Utilize relevant hashtags like #academicjobs #researchjobs and #sciencejobs to increase your tweet’s reach. You can also use emojis in your tweet to stand out in the feed. Try to find one that is relevant to the PhD project or research field or use some more general ones like: ⭐️ 📅 📌 📍 📝 ✅ 📣 💻 . Adding a picture is another great way to catch people’s eye. You can use a recent picture of your research group or cool figure from a recent publication. If you’re feeling a bit creative, you could even create a simple infographic with key dates or project description. An infographic is also a great way to get around the 280 character limit and share more detailed information about your PhD opportunity.
Facebook isn’t as popular among Gen Z as it is among older generations and the platform makes it difficult to reach people who are outside of your personal network of friends. However, Facebook groups can be a great way to share your job ad with an interested audience. Private groups have had a resurgence in the last couple of years and membership is on the rise. Users also tend to engage more with content shared in groups than on their newsfeed. Some popular groups for PhD positions are PhD and postdoc positions (400,000+ members), International PhD, Postdoc and Faculty Positions (115,000+ members) and Master, PhD, and Postdoc Scholarships (95,000+ members). You can also search for groups that are country or field specific.
Though it’s not as popular with academics, LinkedIn is the most used platform when it comes to job advertising. Like Facebook, LinkedIn groups are a valuable place to share your job advert to reach relevant candidates. You can also reach people outside of your network by posting about your vacancy and setting the sharing settings to “anyone”. This will also share the post with people who follow you but aren’t connected to you. Finally, use hashtags like #phdjobs and #phdposition to help relevant candidates find your vacancy.
Now that you know the best ways to share your PhD ad on social media, download our free PhD advert toolkit to learn how to write a compelling advert and measure your results.
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Eine gute Stellenanzeige ist eine Grundvoraussetzung für erfolgreiches Recruitment. Für Jobsuchende ist eine Stellenanzeige wie eine Tür zu neuen Möglichkeiten. Ihr Ziel ist es also, qualifizierte BewerberInnen davon zu überzeugen, diese Tür zu öffnen und hindurchzugehen. Große Reichweite allein ist nicht genug, um das Interesse potentieller KandidatInnen zu wecken, Ihre Ausschreibung sollte gut und ansprechend geschrieben sein.
Selbst wenn Sie eine großartige Position mit Weltklasse-ForscherInnen an einer preisgekrönten Einrichtung ausschreiben, müssen Sie die KandidatInnen erst einmal davon überzeugen, sich zu bewerben. Das Verfassen einer ansprechenden Stellenanzeige ist deshalb der erste Schritt, um die qualifiziertesten BewerberInnen zu finden.
Hier finden Sie einige Tipps für das Schreiben einer überzeugenden und attraktiven Stellenanzeige, mit der Sie die besten KandidatInnen erreichen können.
Wir empfehlen, sich stets als erstes vor Augen zu führen, ob Ihre Ausschreibung zwingend nur für deutschsprachige AkademikerInnen von Interesse ist. Sollten fließende Deutschkenntnisse nicht unabdinglich sein, erreichen Sie ein sehr viel größeres und vielfältigeres Publikum, wenn Sie Ihre Anzeige auf Englisch verfassen. Internationales Spitzentalent, das langfristig an deutschen Universitäten beschäftigt ist, wird in der Regel gerne bereit sein, die Sprache zu erlernen und dann mit der Zeit z.B. auch auf Deutsch Vorlesungen halten können. Entscheiden Sie sich für eine deutsche Stellenausschreibung, so müssen Sie sich bewusst sein, dass Sie Ihre Auswahl an potentiellen KandidatInnen gleich von Beginn an um ein Vielfaches verringern.
Der Titel ist der wohl wichtigste Teil Ihrer Stellenanzeige. Genauso wie Sie an einem Laden vorbeigehen würden, in dessen Schaufenster nichts Interessantes oder Relevantes zu sehen ist, wird ein irreführender oder zu vager Titel potentielle BewerberInnen nicht dazu bringen, sich Ihre Anzeige auch nur durchzulesen.
Ihr Stellentitel sollte die Position und das Forschungsfeld klar nennen (“Doktorand in den Ingenieurwissenschaften” ist besser als “Doktorand”), aber nicht zu viel versuchen. Alles, was zu kreativ ist, kann verwirrend sein. Bleiben Sie SEO-freundlich, indem Sie sich auf 70 Zeichen beschränken und keine unnötigen Schlüsselwörter einbauen.
Jetzt, wo Sie die BewerberInnen dazu gebracht haben, Ihre Stellenbeschreibung zu lesen, sollten Sie sich die Zeit nehmen, eine aussagekräftige, aber dennoch prägnante Anzeige zu verfassen. Sobald Sie vermehrt BewerberInnen mit unpassenden Fähigkeiten bekommen, empfehlen wir, die Stellenbeschreibung in Ihrer Anzeige zu überarbeiten. Eventuell können Sie hier etwas umschreiben, indem Sie die Erwartungen an die Stelle oder die von Ihnen gewünschten Fähigkeiten und Erfahrungen ändern oder präzisieren.
Es ist nicht einfach, die richtige Balance zwischen Kürze und Genauigkeit zu finden. Das Ziel sollte sein, relevante Details zu vermitteln, ohne jedoch potentielle KandidatInnen mit Nebensächlichem zu verwirren. Bemühen Sie sich um eine anschauliche, aber realistische Beschreibung der Stelle und Ihrer idealen KandidatInnen.
Um sicherzustellen, dass Sie die qualifizierteste Gruppe von BewerberInnen erreichen, sollten Sie versuchen, jede Art von Voreingenommenheit oder geschlechtsspezifischer Sprache zu beseitigen. Geschlechtsneutrale Sprache umfasst mehr als nur inklusive Pronomen.
Universitäten sollten auf die Adjektive achten, die sie in Stellenanzeigen verwenden. Studien haben gezeigt, dass bestimmte Adjektive (wie entschlossen und zielstrebig) eher als “traditionell männliche” Eigenschaften interpretiert werden und daher zum Beispiel weibliche Arbeitssuchende weniger ansprechen.
Um für einen diversen KandidatInnenpool attraktiv zu sein, sollten Sie Ihre Universität möglichst ansprechend präsentieren. Faktoren wie wissenschaftliche Freiheit, Finanzierung, berufliche Entwicklungsmöglichkeiten oder Fokus auf Work-Life-Balance sind oft besonders für marginalisierte Gruppen ein großer Anziehungspunkt.
Eine weitere wirksame Methode, um ein breites Spektrum von BewerberInnen anzusprechen, ist ein ausdrücklicher Wunsch für Vielfalt an Ihrer Einrichtung. Auch wenn dies selbstverständlich erscheinen mag, zeigt eine klare und eindeutige Aussage den Jobsuchenden, dass Sie es ernst meinen.
Vor allem viele jüngere AkademikerInnen suchen nach Universitäten, die Wert auf Vielfalt und soziale Verantwortung legen. Sie suchen nach einer Einrichtung, die versteht, dass Menschen mit unterschiedlichem Hintergrund und unterschiedlicher Identität eine reichere, robustere Gemeinschaft bilden.
Die Idee, eine PhD Stelle einfach durch die nächste zu ersetzen, kann auf den ersten Blick verlockend erscheinen. Trotzdem empfehlen wir Ihnen, sich für jede Ausschreibung die Zeit zu nehmen, eine individuelle Vakanz zu schreiben. Durch Stellenbörsen zu scrollen wird schnell eintönig. Mit einer sorgfältig verfassten Stellenanzeige können Sie sich aus der Menge hervorheben. Betrachten Sie Ihre Stellenanzeige als einen ersten Eindruck von Ihrer Institution als ArbeitgeberIn. Je ansprechender Ihre Anzeige ist, desto mehr qualifizierte BewerberInnen werden Sie letztendlich zur Auswahl haben.
Advertising your PhD position online is as simple as writing your job ad and publishing it online, right? Wrong. Having your ad online is no good if candidates can’t find it or don’t click on it. To make sure that promising PhD candidates find your ad, you need to optimize the text for digital recruitment. Here are our top tips to get started.
Make it searchable
Whether potential candidates are using Google, your university’s career page, or an external job board, they search for PhD opportunities with keywords like, “PhD position papyrology” or “PhD in language acquisition Germany”. So when you sit down to write your ad, try to think like your candidate and use the terms that they will search for throughout your advert. Search tools look at several parts of a web page to determine what it’s about and repeating keywords in the ad text is an easy way to signal who the ad will be relevant for.
Be specific with your title
Try to also think about what keywords candidates might be searching for when you choose the title for your ad. Titles like “PhD position” or “PhD position in the Department of Engineering” are too broad to rank highly in search results and don’t signal to potential candidates that this position is relevant to their interests. Stellar candidates won’t click on your ad if you make them guess what field the position is in. Instead, try a title like “PhD position in electrical engineering at University X.”
Your ad’s “slug” (the part of the URL that identifies the specific page) usually matches the page title (in this case, the ad title) which makes it even more important to use keywords in your title. The slug is one of the clues Google uses to determine what the page is about. If your title/slug is too broad, potential candidates won’t be able to easily find your PhD ad.
Start strong
You’ve probably been told it’s important to start your ad off with a catchy opening sentence to get potential candidates’ attention and convince them to keep reading. This is true, but a strong opening line also serves another purpose in digital advertising. Google, external job boards, and social media platforms automatically excerpt the opening line as the “meta description” or page summary. This means your first sentence has to not only convince potential PhD applicants to keep reading your ad, it also has to convince them to click on it. When you start writing your ad, try to think of a 150 to 160 character opener that will look good in a Google snippet, search results list, or a social media preview.
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Use section headings
When writing for digital, it’s important to break up your ad text into paragraphs with section headings. Many people read job ads on their phones and walls of text are off putting and difficult to read. Using section headings makes it easier for PhD candidates to skim your ad and find the information they’re most interested in, like the requirements, or application deadlines. Using bullet points in your ad is another way to make it easier to read on a mobile device.
One PhD position per ad
Try to avoid advertising multiple PhD positions in the same job post unless they’re for the same project. Combining multiple PhD opportunities into the same advert might seem like a savvy way to save money when advertising outside your university’s career page, but it’s not very search-friendly. Your ad will be irrelevant for half the people that find it and you’re making potential applicants do unnecessary extra work searching through the page to find the vacancy that’s relevant to their research interests.
This advice goes double for combining both a PhD and postdoc vacancy in the same advert. These are two different keywords with distinct audiences. Don’t make it hard for potential applicants to find the PhD opportunity they’re searching for.
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Now that you know how to write a PhD ad that’s web friendly, why not take it a step further? Download our PhD advert toolkit to learn how to write a compelling job ad, create awareness of your vacancy, and measure the success of your recruitment efforts.
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In a previous post, I discussed the challenges associated with postdoc recruitment. Here, I will address one of these challenges in depth, namely the challenges of attracting postdocs as a new principal investigator.
In a world where the rich get richer, how do new PIs get their start and find the right talent? After all, postdocs are your main workforce, without whom there is no productivity from your lab.
Let’s assume that you are already:
1. Choosing the right career platform with a relevant target audience for your job announcements; and
2. Choosing the best advertising solution to proactively maximize your exposure to this audience (think: smart social media campaigns).
The strategies above will ensure that candidates are made aware of the opportunities in your lab. Once they read your advert, if they haven’t already heard of you (which is likely to be the case if you are new to the game) their next move will be to check relevant databases for papers featuring you as a senior author. Odds are they won’t find any because you are a new PI. This is when potential candidates probably move onto the next advertised position.
Does that mean you should give up? Knowing how far you have come, giving up is probably not in your vocabulary. But what can you do to make your lab more attractive and appealing? You know that you are a good scientist and you know that you are very capable of being a good mentor and inspiring a new generation of great scientists. But how do you communicate this to potential postdocs?
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You have probably heard and agree that storytelling is a powerful technique to influence and inspire people. How have you or your institution told your story? What is your grand vision of science? What challenges have you already solved and what ones do you aim to address in the future? What is your leadership style and how do you foster an environment for success? Even if you have many senior author papers under your belt, none of these papers will describe how you approach science, how you provide guidance, and the great role model that you are.
In the digitized world that we live in, there are abundant opportunities for storytelling. You all know and probably use Twitter, Facebook, YouTube, and LinkedIn, and many of you may have written for science blog sites such as The Conversation. These powerful platforms make it easy for you to tell your story and will help someone who might be interested in working in your lab connect with you and your work. You can also choose to have your stories professionally crafted and shared by us on Academic Stories, our storytelling platform.
Yes, all you need is a story, a good story – your story.
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