Recruitment Marketing ist für jede Universität von entscheidender Bedeutung: sie alle wollen die besten AkademikerInnen für sich gewinnen. Denn unter Recruitment Marketing versteht man jene Marketingstrategien, die das positive Image eines bestimmten Arbeitgebers fördern. Mit Hilfe dieses Marketings können einerseits Arbeitssuchende zur Bewerbung motiviert werden, andererseits aber auch Mitarbeitende langfristig gehalten werden.

Die wenigsten Universitäten schöpfen aktuell ihr volles Recruitment Marketing-Potential aus, um hochqualifiziertes Talent anzuziehen. Tatsächlich kann es schwierig sein, zu verstehen, wie mögliche erste Schritte aussehen könnten.

Um effektives Recruitment Marketing betreiben zu können, muss Ihre Einrichtung über bestimmte Fähigkeiten und Kompetenzen sowie eine langfristige Denkweise verfügen. In der Regel denken Hochschulen nur dann an die Gewinnung von Talenten, wenn sie eine Stelle zu besetzen haben. Recruitment Marketing ist jedoch ein fortlaufender Prozess, der nicht nur darauf abzielt, eine einzelne freie Stelle zu besetzen. Vielmehr ist hier das Ziel, eine Pipeline von KandidatInnen zu schaffen.

Recruitment Marketing erfordert mehr als nur das Verfassen einer Stellenanzeige und deren Veröffentlichung in ausgewählten Stellenbörsen. Man sollte sich unter dem Begriff stattdessen eine umfassende und wohl durchdachte Strategie vorstellen, die darauf abzielt, auf das gesamte Angebot Ihrer Hochschule aufmerksam zu machen, damit sich allgemein mehr Bewerbende um Ihre Stellen bemühen.

Erste Schritte

Aufgrund der zunehmenden Internationalisierung des Hochschulwesens haben AkademikerInnen auf Stellensuche eine sehr große Auswahl. Dank des Internets ist es zudem möglich, sich mit nur wenigen Klicks ein gutes Bild von potenziellen Arbeitgebern zu machen: Job-Wikis, die Social Media Kanäle der entsprechenden Einrichtungen und natürlich auch deren Webseiten bieten hierfür einen guten Startpunkt. Das Verhalten von Bewerbenden aus dem akademischen Bereich gleicht daher heutzutage eher dem von Konsumierenden auf der Suche nach dem perfekten Produkt.

Der Prozess des “Verkaufs” Ihres “Produkts” (in diesem Fall Ihres Stellenangebots) ähnelt inzwischen der Marketingstrategie eines Unternehmens. Arbeitssuchende geben sich nicht damit zufrieden, eine Stelle zu finden, die ihrem Fachgebiet entspricht. Sie schauen sich gründlich um und suchen nach dem besten Angebot. Recruitment Marketing hat sich als Reaktion auf diese neue Art der Stellensuche und -bewerbung entwickelt. Um Spitzentalent für Ihre offenen Stellen zu gewinnen, sollten Sie sich an Praktiken orientieren, die Unternehmen einsetzen, um Verbrauchende zum Kauf ihrer Produkte zu bewegen.

Denn egal, ob man neue Schuhe kaufen oder eine Postdoc-Position in Anthropologie finden möchte, beide Suchen beginnen am selben Ort: Google. Recruitment Marketing verlangt, dass sich Universitäten dessen bewusst sind und daher bewährte SEO-Verfahren auf allen ihren Kanälen anwenden. SEO (Search Engine Optimization) nennt man all jene Maßnahmen, die dazu dienen, die Sichtbarkeit einer Webseite in Suchmaschinen zu erhöhen.  Webseiten mit besserer SEO erscheinen weiter oben in den Suchmaschinenergebnissen. Verschiedenste Variablen, wie beispielsweise Schlüsselwörter, Backlinks, Ladegeschwindigkeiten und Kompatibilität mit mobilen Geräten, beeinflussen die SEO einer Webseite.

Beim ersten Schritt im Recruitment Marketing geht es darum, den Bekanntheitsgrad Ihrer Einrichtung zu erhöhen. Hierbei ist es unerlässlich, dass Sie bei Suchanfragen gut abschneiden. Wichtig ist, dass Sie nicht nur Ihre Stellenausschreibungen für Suchmaschinen optimieren, sondern sämtliche Ihrer digitalen Inhalte. Dazu gehören unter anderem Landingpages, Blogbeiträge und Artikel.

Schaffen Sie relevante Inhalte

Ihre Hochschule sollte aktiv so viele Gelegenheiten wie möglich schaffen, um potenzielle Bewerbende anzulocken. Eine Möglichkeit, aktiv auf sich aufmerksam zu machen, ist die Veröffentlichung häufiger und relevanter Inhalte. Artikel oder Mitarbeiter-Blogs ermöglichen es Ihnen, auf breiterer Basis über Ihre Einrichtung und für potenzielle BewerberInnen interessante Themen zu sprechen. Diese Inhalte sollten Sie auf allen Ihren Social-Media-Kanälen veröffentlichen, um so viele Berührungspunkte wie möglich zu schaffen.

Darüber hinaus empfiehlt es sich, Zeit in Ihre Webseite zu investieren. Wie präsentieren Sie sich dort als Arbeitgeber? Vermitteln Sie Interessierten eine gute Übersicht über die Vorteile einer Karriere an Ihrer Universität? Achten Sie darauf, dass die Inhalte auf Ihrer Webseite stets aktuell und zutreffend sind.

Natürlich kostet es Zeit, Inhalte für Recruitment Marketing zu schaffen. Aber diese Investition sollte sich langfristig auszahlen! Denn diese Inhalte werden Sie dabei unterstützen, sowohl aktive als auch passive Arbeitssuchende auf sich aufmerksam zu machen. Ein proaktives Content-Marketing hilft Ihnen nicht nur, mehr talentierte Forschende zu erreichen, sondern kann auch dazu beitragen, diese langfristig an Ihrer Universität zu halten.

Nutzen Sie die sozialen Medien

Soziale Medien sind ein unschätzbares Instrument für den Aufbau eines Markenbewusstseins und die Gewinnung potenzieller Mitarbeitenden. In einer kürzlich durchgeführten Studie fanden Forschende heraus, dass “die Zahl der Social-Media-Nutzer in den letzten 12 Monaten durchschnittlich um mehr als 1,4 Millionen pro Tag gestiegen ist – das entspricht 16,5 neuen Nutzern jede einzelne Sekunde”.

Um Spitzentalent effektiv zu rekrutieren, müssen Universitäten diese aktiv in den sozialen Medien ansprechen. Obwohl diese Kanäle eine hervorragende Möglichkeit bieten, die Aufmerksamkeit von Arbeitssuchenden zu wecken, werden sie im akademischen Kontext oft noch nicht ausreichend genutzt. In der Regel konzentrieren sich Hochschulen bei ihren Social-Media-Strategien auf die Anwerbung von Studierenden und übersehen so einen leistungsstarken Marketingkanal für potenzielle Mitarbeitende. In den sozialen Medien können Sie mit informelleren Inhalten für Ihre Universität und Ihr Arbeitsumfeld werben, indem Sie potenziellen Bewerbenden einen Eindruck von Ihrer Arbeitsplatzkultur vermitteln. Sie können zum Beispiel interessante oder wenig bekannte Fakten über Ihren Standort posten, Profile von Lehrkräften erstellen oder allgemeine Werte und Ideale Ihrer Gemeinschaft diskutieren. Je mehr Kanäle Sie nutzen, desto sichtbarer und interessanter werden Sie für Bewerbende aus aller Welt.

Social media is an important tool for recruitment, but it’s often overlooked in the academic sector. There are a lot of benefits to sharing your PhD advert on social media, especially now that the oldest members of Generation Z are starting to apply to grad school. 

Sharing your advert on social media increases your chances of reaching relevant candidates. Candidates don’t check your institution’s or lab’s careers page every day, but they do check social media every day. Candidates are more likely to see your PhD ad if you share it on channels that they actively check. Using social media also allows you to reach out to passive candidates who aren’t actively searching for a PhD position or checking job boards. 

You’ll even reach future candidates by sharing your vacancy on social media. Future candidates are people who aren’t able to apply for a vacant position even if they’re interested in it. When it comes to PhD positions, bachelor’s and new master’s students are future candidates. They don’t yet have the necessary qualifications to apply for a PhD but still casually read PhD ads. Sharing your vacancy on social media can help keep you on their radar so they seek you out as a potential supervisor once they’re ready to apply for a PhD. 

Here are some tips for getting the most out of your recruitment on the three biggest social media platforms:

Twitter

Twitter is widely viewed as the most popular platform for academics to share and connect with each other. Utilize relevant hashtags like #academicjobs #researchjobs and #sciencejobs to increase your tweet’s reach. You can also use emojis in your tweet to stand out in the feed. Try to find one that is relevant to the PhD project or research field or use some more general ones like: ⭐️ 📅 📌 📍 📝 ✅ 📣 💻 . Adding a picture is another great way to catch people’s eye. You can use a recent picture of your research group or cool figure from a recent publication. If you’re feeling a bit creative, you could even create a simple infographic with key dates or project description. An infographic is also a great way to get around the 280 character limit and share more detailed information about your PhD opportunity. 

Facebook

Facebook isn’t as popular among Gen Z as it is among older generations and the platform makes it difficult to reach people who are outside of your personal network of friends. However, Facebook groups can be a great way to share your job ad with an interested audience. Private groups have had a resurgence in the last couple of years and membership is on the rise. Users also tend to engage more with content shared in groups than on their newsfeed. Some popular groups for PhD positions are PhD and postdoc positions (400,000+ members), International PhD, Postdoc and Faculty Positions (115,000+ members) and Master, PhD, and Postdoc Scholarships (95,000+ members). You can also search for groups that are country or field specific. 

LinkedIn

Though it’s not as popular with academics, LinkedIn is the most used platform when it comes to job advertising. Like Facebook, LinkedIn groups are a valuable place to share your job advert to reach relevant candidates. You can also reach people outside of your network by posting about your vacancy and setting the sharing settings to “anyone”. This will also share the post with people who follow you but aren’t connected to you. Finally, use hashtags like #phdjobs and #phdposition to help relevant candidates find your vacancy. 

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Eine gute Stellenanzeige ist eine Grundvoraussetzung für erfolgreiches Recruitment. Für Jobsuchende ist eine Stellenanzeige wie eine Tür zu neuen Möglichkeiten. Ihr Ziel ist es also, qualifizierte BewerberInnen davon zu überzeugen, diese Tür zu öffnen und hindurchzugehen. Große Reichweite allein ist nicht genug, um das Interesse potentieller KandidatInnen zu wecken, Ihre Ausschreibung sollte gut und ansprechend geschrieben sein.

Selbst wenn Sie eine großartige Position mit Weltklasse-ForscherInnen an einer preisgekrönten Einrichtung ausschreiben, müssen Sie die KandidatInnen erst einmal davon überzeugen, sich zu bewerben. Das Verfassen einer ansprechenden Stellenanzeige ist deshalb der erste Schritt, um die qualifiziertesten BewerberInnen zu finden.

Hier finden Sie einige Tipps für das Schreiben einer überzeugenden und attraktiven Stellenanzeige, mit der Sie die besten KandidatInnen erreichen können.

Definieren Sie Ihr Publikum

Wir empfehlen, sich stets als erstes vor Augen zu führen, ob Ihre Ausschreibung zwingend nur für deutschsprachige AkademikerInnen von Interesse ist. Sollten fließende Deutschkenntnisse nicht unabdinglich sein, erreichen Sie ein sehr viel größeres und vielfältigeres Publikum, wenn Sie Ihre Anzeige auf Englisch verfassen. Internationales Spitzentalent, das langfristig an deutschen Universitäten beschäftigt ist, wird in der Regel gerne bereit sein, die Sprache zu erlernen und dann mit der Zeit z.B. auch auf Deutsch Vorlesungen halten können. Entscheiden Sie sich für eine deutsche Stellenausschreibung, so müssen Sie sich bewusst sein, dass Sie Ihre Auswahl an potentiellen KandidatInnen gleich von Beginn an um ein Vielfaches verringern.

Nehmen Sie sich Zeit für einen guten Titel

Der Titel ist der wohl wichtigste Teil Ihrer Stellenanzeige. Genauso wie Sie an einem Laden vorbeigehen würden, in dessen Schaufenster nichts Interessantes oder Relevantes zu sehen ist, wird ein irreführender oder zu vager Titel potentielle BewerberInnen nicht dazu bringen, sich Ihre Anzeige auch nur durchzulesen.

Ihr Stellentitel sollte die Position und das Forschungsfeld klar nennen (“Doktorand in den Ingenieurwissenschaften” ist besser als “Doktorand”), aber nicht zu viel versuchen. Alles, was zu kreativ ist, kann verwirrend sein. Bleiben Sie SEO-freundlich, indem Sie sich auf 70 Zeichen beschränken und keine unnötigen Schlüsselwörter einbauen.

Beschreiben Sie die Stelle zutreffend

Jetzt, wo Sie die BewerberInnen dazu gebracht haben, Ihre Stellenbeschreibung zu lesen, sollten Sie sich die Zeit nehmen, eine aussagekräftige, aber dennoch prägnante Anzeige zu verfassen. Sobald Sie vermehrt BewerberInnen mit unpassenden Fähigkeiten bekommen, empfehlen wir, die Stellenbeschreibung in Ihrer Anzeige zu überarbeiten. Eventuell können Sie hier etwas umschreiben, indem Sie die Erwartungen an die Stelle oder die von Ihnen gewünschten Fähigkeiten und Erfahrungen ändern oder präzisieren.

Es ist nicht einfach, die richtige Balance zwischen Kürze und Genauigkeit zu finden. Das Ziel sollte sein, relevante Details zu vermitteln, ohne jedoch potentielle KandidatInnen mit Nebensächlichem zu verwirren. Bemühen Sie sich um eine anschauliche, aber realistische Beschreibung der Stelle und Ihrer idealen KandidatInnen.

Vermeiden Sie geschlechtsspezifische Sprache

Um sicherzustellen, dass Sie die qualifizierteste Gruppe von BewerberInnen erreichen, sollten Sie versuchen, jede Art von Voreingenommenheit oder geschlechtsspezifischer Sprache zu beseitigen. Geschlechtsneutrale Sprache umfasst mehr als nur inklusive Pronomen.

Universitäten sollten auf die Adjektive achten, die sie in Stellenanzeigen verwenden. Studien haben gezeigt, dass bestimmte Adjektive (wie entschlossen und zielstrebig) eher als “traditionell männliche” Eigenschaften interpretiert werden und daher zum Beispiel weibliche Arbeitssuchende weniger ansprechen.

Um für einen diversen KandidatInnenpool attraktiv zu sein, sollten Sie Ihre Universität möglichst ansprechend präsentieren. Faktoren wie wissenschaftliche Freiheit, Finanzierung, berufliche Entwicklungsmöglichkeiten oder Fokus auf Work-Life-Balance sind oft besonders für marginalisierte Gruppen ein großer Anziehungspunkt.

Machen Sie Ihr Engagement für Vielfalt deutlich

Eine weitere wirksame Methode, um ein breites Spektrum von BewerberInnen anzusprechen, ist ein ausdrücklicher Wunsch für Vielfalt an Ihrer Einrichtung.  Auch wenn dies selbstverständlich erscheinen mag, zeigt eine klare und eindeutige Aussage den Jobsuchenden, dass Sie es ernst meinen.

Vor allem viele jüngere AkademikerInnen suchen nach Universitäten, die Wert auf Vielfalt und soziale Verantwortung legen. Sie suchen nach einer Einrichtung, die versteht, dass Menschen mit unterschiedlichem Hintergrund und unterschiedlicher Identität eine reichere, robustere Gemeinschaft bilden.

Verzichten Sie auf Standardvorlagen

Die Idee, eine PhD Stelle einfach durch die nächste zu ersetzen, kann auf den ersten Blick verlockend erscheinen. Trotzdem empfehlen wir Ihnen, sich für jede Ausschreibung die Zeit zu nehmen, eine individuelle Vakanz zu schreiben. Durch Stellenbörsen zu scrollen wird schnell eintönig. Mit einer sorgfältig verfassten Stellenanzeige können Sie sich aus der Menge hervorheben. Betrachten Sie Ihre Stellenanzeige als einen ersten Eindruck von Ihrer Institution  als ArbeitgeberIn. Je ansprechender Ihre Anzeige ist, desto mehr qualifizierte BewerberInnen werden Sie letztendlich zur Auswahl haben.

Advertising your PhD position online is as simple as writing your job ad and publishing it online, right? Wrong. Having your ad online is no good if candidates can’t find it or don’t click on it. To make sure that promising PhD candidates find your ad, you need to optimize the text for digital recruitment. Here are our top tips to get started.

Make it searchable

Whether potential candidates are using Google, your university’s career page, or an external job board, they search for PhD opportunities with keywords like, “PhD position papyrology” or “PhD in language acquisition Germany”. So when you sit down to write your ad, try to think like your candidate and use the terms that they will search for throughout your advert. Search tools look at several parts of a web page to determine what it’s about and repeating keywords in the ad text is an easy way to signal who the ad will be relevant for.

Be specific with your title

Try to also think about what keywords candidates might be searching for when you choose the title for your ad. Titles like “PhD position” or “PhD position in the Department of Engineering” are too broad to rank highly in search results and don’t signal to potential candidates that this position is relevant to their interests. Stellar candidates won’t click on your ad if you make them guess what field the position is in. Instead, try a title like “PhD position in electrical engineering at University X.” 

Your ad’s “slug” (the part of the URL that identifies the specific page) usually matches the page title (in this case, the ad title) which makes it even more important to use keywords in your title. The slug is one of the clues Google uses to determine what the page is about. If your title/slug is too broad, potential candidates won’t be able to easily find your PhD ad. 

Start strong

You’ve probably been told it’s important to start your ad off with a catchy opening sentence to get potential candidates’ attention and convince them to keep reading. This is true, but a strong opening line also serves another purpose in digital advertising. Google, external job boards, and social media platforms automatically excerpt the opening line as the “meta description” or page summary. This means your first sentence has to not only convince potential PhD applicants to keep reading your ad, it also has to convince them to click on it. When you start writing your ad, try to think of a 150 to 160 character opener that will look good in a Google snippet, search results list, or a social media preview. 

Use section headings

When writing for digital, it’s important to break up your ad text into paragraphs with section headings. Many people read job ads on their phones and walls of text are off putting and difficult to read.  Using section headings makes it easier for PhD candidates to skim your ad and find the information they’re most interested in, like the requirements, or application deadlines. Using bullet points in your ad is another way to make it easier to read on a mobile device.  

One PhD position per ad

Try to avoid advertising multiple PhD positions in the same job post unless they’re for the same project. Combining multiple PhD opportunities into the same advert might seem like a savvy way to save money when advertising outside your university’s career page, but it’s not very search-friendly. Your ad will be irrelevant for half the people that find it and you’re making potential applicants do unnecessary extra work searching through the page to find the vacancy that’s relevant to their research interests. 

This advice goes double for combining both a PhD and postdoc vacancy in the same advert. These are two different keywords with distinct audiences. Don’t make it hard for potential applicants to find the PhD opportunity they’re searching for. 

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In a previous post, I discussed the challenges associated with postdoc recruitment. Here, I will address one of these challenges in depth, namely the challenges of attracting postdocs as a new principal investigator.

In a world where the rich get richer, how do new PIs get their start and find the right talent? After all, postdocs are your main workforce, without whom there is no productivity from your lab.

Let’s assume that you are already:

1.    Choosing the right career platform with a relevant target audience for your job announcements; and

2.    Choosing the best advertising solution to proactively maximize your exposure to this audience (think: smart social media campaigns).

The strategies above will ensure that candidates are made aware of the opportunities in your lab. Once they read your advert, if they haven’t already heard of you (which is likely to be the case if you are new to the game) their next move will be to check relevant databases for papers featuring you as a senior author. Odds are they won’t find any because you are a new PI. This is when potential candidates probably move onto the next advertised position.

Does that mean you should give up? Knowing how far you have come, giving up is probably not in your vocabulary. But what can you do to make your lab more attractive and appealing? You know that you are a good scientist and you know that you are very capable of being a good mentor and inspiring a new generation of great scientists. But how do you communicate this to potential postdocs?

You have probably heard and agree that storytelling is a powerful technique to influence and inspire people. How have you or your institution told your story? What is your grand vision of science? What challenges have you already solved and what ones do you aim to address in the future? What is your leadership style and how do you foster an environment for success? Even if you have many senior author papers under your belt, none of these papers will describe how you approach science, how you provide guidance, and the great role model that you are. 

In the digitized world that we live in, there are abundant opportunities for storytelling. You all know and probably use Twitter, Facebook, YouTube, and LinkedIn, and many of you may have written for science blog sites such as The Conversation. These powerful platforms make it easy for you to tell your story and will help someone who might be interested in working in your lab connect with you and your work. You can also choose to have your stories professionally crafted and shared by us on Academic Stories, our storytelling platform. 

Yes, all you need is a story, a good story –  your story.